各级政府部门间的业务交流以及合作

       眼下各级政府部门出于工作需要,常常需要频繁的进行会议沟通。尤其是同一系统上下级部门和同级部门主要领导之间,贯彻传达上级的会议(文件)精神、布置工作任务、工作汇报、经常性的政治理论学习等等,均需要举办一定规模的会议。同时,系统内各职能部门也经常需要和外部其他系统的监管部门、合作单位等进行业务交流与情况通报,其中大部分均是非常重要的常务性会议。而我国幅员辽阔,同一省区内,各级行政部门,包括职能部门、行政机构、基层办事处等在地理分布上十分分散,大量的会议时间都耗费在会场到单位之间的旅途上,还随之衍生出许多差旅相关的耗用经费。

       更关键的是,根据目前政府“大部制”的工作发展模式,日后需要各个不同部门鼎力协作的工作变得越来越多,越来越细。大量的系统内部工作人员以及系统外部工作小组之间需要越发频繁的沟通交流,如果单一的使用传统的会议方式进行沟通,不仅费用支出会大大增加,人员的组织和协调上也会遇到诸多不便,更重要的是协同工作的效率会因为沟通的不便而大打折扣。

       在经济危机的背景下,发展、管理日趋完善的政府部门也开始考虑政府管理成本的控制,况且,从电子政务的发展需求与趋势来看,由视频会议系统逐渐取代常规差旅会议已是大势所趋。视频会议的应用可以有效地解决由于部门分散带来的沟通不便的问题。

 行政会议

       下级政府部门的领导分布在各个地域,由于地理的限制,以前召开一次正式的行政会议需要大家聚集到一个地方,除了长时间的旅途奔波、大量的组织协调工作、高昂的会议费用的以外,最关键的问题是会议经常会因为无法预知的突发事件而无法顺利进行,造成重要决策的延缓。使用视频会议这种简洁的会议方式,不但可以节省大量的会议经费。同时,由于不需要专门的会务人员,所以也使工作人员能够以更多的精力去将日常工作做得更好。

        日常业务培训与文件精神传达

       当前,我国越来越注重公务员思想意识的提高和业务技能的培训,政府部门之间培训交流类的会议也越来越频繁和重要。但是,以往由于地理和时间上的限制,加上组织工作的难度很大,使得实际参与的人数非常有限。一些领导干部与大部分工作人员因地理或工作性质的限制,无法及时完成交流和培训。而且传统面对面的集中式学习因为受到时间和费用的限制,而无法做到反复的灌输和教育,学习效果往往差强人意。

       现在,通过视频会议系统,利用装载在每一位使用者的计算机上的客户端软件,我们可以随时随地的进行大规模、反复的学习和交流。参与者足不出户,借助办公电脑即可完成各种业务培训交流、文件精神的学习。如此一来,不仅工作效率得到了极大的提升,而且在反复的学习和交流中,可以加深参与者对于业务内容和文件精神的理解。